Google Tasks teilen: Was geht und was nicht
Kurz gesagt
Nein, eine ganze Liste lässt sich nicht teilen: In Google Tasks gibt es dafür keine Option. Teilen kannst du stattdessen einzelne Aufgaben: Du weist sie in einem Gruppenbereich von Google Chat zu oder, mit einem berechtigten Arbeits- oder Schulkonto, in einem Google-Dokument. Für eine Liste, die alle bearbeiten können, ist eine geteilte Liste in Google Keep der einfachste Umweg.
Geteilte Google-Tasks-Listen in KiteTasks sind in Entwicklung und noch nicht verfügbar.
Was Google bietet
Google Tasks mit Bordmitteln teilen
Google Tasks, manchmal auch „Google Aufgaben“ genannt, hat keine Option, eine Liste zu teilen oder freizugeben: Die Hilfeseite zu Listen erklärt, wie du Listen erstellst, wechselst, umbenennst und neu anordnest, aber keinen Schritt zum Teilen. Was Googles Hilfe stattdessen beschreibt, sind gemeinsame Aufgaben: Aufgaben, die du in einem Gruppenbereich von Google Chat oder in einem Google-Dokument erstellst und jemandem zuweist. Sie landen dann in der Aufgabenliste dieser Person.
Mit diesen Wegen teilst du also einzelne Aufgaben, keine ganzen Listen. Hier siehst du, wie jeder Weg funktioniert und wo seine Grenzen liegen.
Eine Aufgabe in einem Gruppenbereich von Google Chat zuweisen
Öffne in Google Chat einen Gruppenbereich, klick rechts oben auf „Tasks“ und dann unten im Bereich auf „Hinzufügen“ (auf dem Smartphone nutzt du den Tab „Aufgaben“). Jedes Mitglied des Gruppenbereichs kann dort Aufgaben hinzufügen und sie im Feld „Zuständige Person“ einem Mitglied zuweisen. Die Aufgabe erscheint dann in der Standardliste dieser Person und in ihrem Google Kalender, wenn die Aufgabe ein Datum und eine Uhrzeit hat. Gruppenbereiche gibt es auch für private Google-Konten, und Aufgaben zuweisen gehört zu dem, was sie können.
Grenzen von Aufgaben in einem Gruppenbereich
Zuweisen kannst du Aufgaben nur Mitgliedern des Gruppenbereichs. Lade eine Person also zuerst in den Gruppenbereich ein, bevor du ihr eine Aufgabe zuweist. Gemeinsame Aufgaben können keine Unteraufgaben haben und sich nicht wiederholen. Die zuständige Person kann die Aufgabe in ihrer eigenen Liste bearbeiten, und die Änderung erreicht alle im Gruppenbereich. Wer eine Aufgabe im Gruppenbereich löscht, löscht sie für alle, auch aus der Liste der zuständigen Person.
Einen Checklisteneintrag in Google Docs zuweisen
Mit einem berechtigten Arbeits- oder Schulkonto von Google Workspace kannst du einen Checklisteneintrag in einem Google-Dokument als Aufgabe zuweisen, dir selbst oder jemandem aus deiner Organisation. Gib der zuständigen Person Bearbeitungszugriff auf das Dokument. Private Google-Konten haben diese Funktion nicht.
Wer den Kalender freigibt, teilt keine Aufgabenlisten
Wenn du deinen Google Kalender freigibst, teilst du damit keine Aufgabenlisten. Aufgaben ohne Start- oder Endzeit sind immer privat. Aufgaben mit Start- und Endzeit bleiben standardmäßig ebenfalls privat, es sei denn, du gibst jemandem für deinen Kalender die Berechtigung „Änderungen vornehmen und Termindetails ansehen“ oder höher, oder du legst für diese Aufgabe eine andere Sichtbarkeit fest.
Familiengruppen teilen einen Kalender und Keep-Listen
Eine Google-Familiengruppe bekommt einen gemeinsamen Familienkalender und kann Notizen und Listen in Google Keep teilen. Google Tasks gehört nicht zu den Familienfunktionen, die Google aufzählt.
Auch „Zu Tasks hinzufügen“ in Gmail und Google Chat teilt nichts: Damit machst du aus einer Nachricht eine Aufgabe, nur für dich.
Umwege
Eine Liste in Google Tasks teilen: vier Umwege
Die Umwege 1, 2 und 4 bringen die Liste an einen Ort, den du teilen kannst, oder geben jemandem eine Kopie. Umweg 3 zeigt allen dieselbe Liste, teilt dafür aber das ganze Google-Konto, und davon raten wir ab.
1. Eine geteilte Liste in Google Keep, für den Haushalt
Leg die Liste in Google Keep an (Googles deutsche Hilfe nennt die App „Google Notizen“), klick auf „Mitbearbeiter“ und füge Personen mit Namen oder E-Mail-Adresse hinzu. Mitbearbeiter können die Liste gemeinsam mit dir bearbeiten. Mit einer Google-Familiengruppe gibst du eine Notiz auf einmal für die ganze Familie frei. Die Liste liegt in Keep, getrennt von deinen Aufgaben.
2. Eine geteilte Checkliste in Google Docs
Erstelle eine Checkliste in einem Google-Dokument (Format > Aufzählungszeichen und Nummerierung > Checkliste) und teile das Dokument mit allen, die es bearbeiten sollen. Eine geteilte Tabelle mit einer Spalte für Erledigtes funktioniert genauso. Beides bleibt außerhalb von Google Tasks: Nur mit einem berechtigten Arbeits- oder Schulkonto lassen sich Checklisteneinträge eines Dokuments als Aufgaben zuweisen, und nur an Personen aus derselben Organisation.
3. Ein Google-Konto für alle (lieber nicht)
Ihr könntet euch alle im selben Google-Konto anmelden, dann seht ihr dieselben Listen. Das ist keine gute Idee: Wer das Konto teilt, teilt alles darin, von Gmail und Drive bis zu Google Fotos und jedem anderen Google-Dienst. Und jede angemeldete Person kann das Passwort ändern und die anderen aussperren.
4. Eine Kopie drucken oder exportieren
Für eine einmalige Kopie kannst du die Liste drucken: Klick neben „Aufgabe hinzufügen“ auf „Listenoptionen“ und dann auf „Liste drucken“. Oder du exportierst deine Aufgaben mit Google Datenexport (Takeout). Beides sind Momentaufnahmen: Was du danach änderst, kommt nicht mit.
Bis auf das geteilte Konto aus Umweg 3 gibt keiner dieser Umwege mehreren Personen eine gemeinsame Liste in Google Tasks. Genau daran arbeitet KiteTasks. Die Funktion ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.
Woran KiteTasks arbeitet
KiteTasks arbeitet an geteilten Listen
In Entwicklung
KiteTasks ist eine Mac-App für Google Tasks und schon jetzt als Einmalkauf im Mac App Store erhältlich. Sie arbeitet mit den Listen, die bereits in deinem Google-Konto liegen.
Als Nächstes bauen wir geteilte Listen: Du sollst in KiteTasks eine Liste aus Google Tasks mit den Menschen teilen können, mit denen du arbeitest, lernst oder lebst. Die Funktion ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar, und einen Termin gibt es noch nicht.
Melde dich zur Beta an, um früh dabei zu sein, und erzähl uns, wie du Aufgaben heute teilst. Das bestimmt mit, was wir bauen.
Häufige Fragen zum Teilen von Google Tasks
- Kann man Google Tasks teilen?
- Nicht als ganze Liste: In Google Tasks gibt es keine Option, eine Liste zu teilen. Teilen kannst du stattdessen einzelne Aufgaben: Du erstellst sie in einem Gruppenbereich von Google Chat oder in einem Google-Dokument und weist sie jemandem zu. Die Aufgabe erscheint dann in der Aufgabenliste dieser Person. Zuweisen aus einem Google-Dokument setzt ein berechtigtes Arbeits- oder Schulkonto voraus.
- Wie kann ich eine Liste in Google Tasks teilen?
- In Google Tasks gibt es dafür keine Option. Für eine Liste, die mehrere Personen bearbeiten können, nimmst du einen anderen Google-Dienst: Teile eine Liste in Google Keep mit Mitbearbeitern oder ein Google-Dokument mit einer Checkliste. Beides liegt außerhalb von Google Tasks.
- Kann ich Google Tasks mit meiner Familie gemeinsam nutzen?
- Google Tasks gehört nicht zu den Familienfunktionen, die Google aufzählt. Eine Google-Familiengruppe bekommt einen gemeinsamen Familienkalender und kann Notizen und Listen in Google Keep teilen. Für eine Einkaufs- oder To-do-Liste im Haushalt teilst du also am besten eine Liste in Google Keep mit deiner Familiengruppe.
- Sehen andere meine Aufgaben, wenn ich meinen Google Kalender freigebe?
- Wenn du deinen Google Kalender freigibst, teilst du damit keine Aufgabenlisten. Aufgaben ohne Start- oder Endzeit sind immer privat. Aufgaben mit Start- und Endzeit bleiben standardmäßig ebenfalls privat, es sei denn, du gibst jemandem für deinen Kalender die Berechtigung „Änderungen vornehmen und Termindetails ansehen“ oder höher, oder du legst für diese Aufgabe eine andere Sichtbarkeit fest.
- Wie kann ich in Google Tasks eine Aufgabe zuweisen?
- Über einen Gruppenbereich in Google Chat: Öffne dort „Tasks“, füge eine Aufgabe hinzu und wähle als zuständige Person ein Mitglied des Gruppenbereichs. Gruppenbereiche gibt es auch für private Google-Konten, und Aufgaben zuweisen gehört zu dem, was sie können. Die Aufgabe erscheint dann in der Standardliste dieser Person. Mit einem berechtigten Arbeits- oder Schulkonto kannst du außerdem einen Checklisteneintrag in einem Google-Dokument jemandem aus deiner Organisation zuweisen. Gemeinsame Aufgaben können keine Unteraufgaben haben und sich nicht wiederholen.
- Kann KiteTasks Listen aus Google Tasks teilen?
- Noch nicht. KiteTasks ist eine Mac-App für Google Tasks und schon jetzt als Einmalkauf erhältlich. Das Teilen von Listen mit den Menschen, mit denen du arbeitest, lernst oder lebst, ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Einen Termin gibt es noch nicht. Über die Beta für geteilte Listen kannst du früh dabei sein.